Dagli anni Settanta siamo abituati a sentire parlare di Lean come approccio alla produzione snella. Camminando tra le linee produttive abbiamo visto visual board che riportano i KPI di sicurezza, pulizia e manutenzione, linee gialle che indicano dove vanno posizionati materiali in ingresso e in uscita e parole come kanban o TPM sono ormai entrate nel lessico anche fuori dal mondo automotive.
Sono poche, però, le aziende che hanno fatto il passo successivo: applicare le metodologie proprie della Lean manufacturing al mondo transazionale, ovvero quello degli uffici.

Paradossalmente è proprio qui che si nascondono tanti degli sprechi che costano all’azienda ritardi e risorse, oltre a creare ambienti di lavoro in cui sono diffuse frustrazione e attitudine alla lamentela.
Un impiegato medio costa all’azienda circa 17 euro l’ora, se ogni giorno ne passa 3 a leggere le email, 2 in riunioni inutili e altre 2 ad aspettare informazioni e approvazioni, significa che lavora più o meno 1 giorno alla settimana.
E spesso questo non è dovuto alla scarsa motivazione, ma ad una organizzazione poco produttiva del suo lavoro e dell’intero flusso delle informazioni tra un ufficio e l’altro.

La consulenza Lean office ha come obiettivo quello di mappare il processo, individuare le azioni a non valore aggiunto (sprechi) e disegnare uno stato futuro scegliendo delle soluzioni da testare e poi implementare una volta ottimizzata la strategia.

Non esiste una soluzione che può essere copia/incollata in ogni azienda, perché non parliamo di macchine, ma di persone, che hanno radicato in loro un certo modello comportamentale e vanno coinvolte, dunque, nel cambiamento perché questo sia duraturo e dia origine ad altri miglioramenti incrementali spontanei.
Per questo la parte transazionale della Lean è, a volte, molto più complessa rispetto a quella manufacturing.

Le peculiarità
del mondo Lean Office

La domanda non è filtrata
Le persone fanno molte attività diverse
Non esiste un piano principale di produzione
Le interruzioni (che sono a tutti effetti set up) non sono prevedibili

Principali strumenti
utilizzati

SIPOC e Makigami per la mappatura dei processi e l’individuazione degli sprechi

Una mappa è la rappresentazione della realtà, e ciascuna ha un obiettivo preciso: quando sono in una città sconosciuta devo poter leggere il nome delle vie, quando sono in mare la profondità del fondo marino e le correnti. Allo stesso modo nella Lean office abbiamo diversi tipi di mappatura che partono dai macro step alla definizione di ogni singolo passaggio di mano.

5S per ordine, pulizia e disciplina

Darsi regole semplici e saperle rispettare per creare una mentalità orientata alla soluzione dei problemi e alla disciplina: le 5S non sono solo un modo per pulire uffici in cui si accumulano decenni di scartoffie e penne rotte, ma una prova altamente destabilizzante per i team che scoprono un senso di appartenenza lavorando insieme per creare un ambiente più sicuro ed efficiente.

Visual management per la gestione dei progetti e la tenuta sotto controllo delle scadenze

Fogli, lavagne e post-it sono tutto quello che occorre inizialmente per creare l’abitudine alla condivisione efficace delle informazioni e la tenuta sotto controllo dei progetti. Scadenze, anomalie, responsabilità e avanzamento lavori devono essere visibili senza chiedere a nessuno, in un minuto.

Pull planning

Molti ritardi nei progetti e nei processi transazionali sono dovuti alla generale tendenza ad ottimizzare il locale e non pensare al flusso di valore: so cosa succede nel mio ufficio, o sulla mia scrivania, e niente di più. Pull planning significa creare e gestire il flusso nella sua interezza (inter-funzione) mettendolo in tiro per rispettare la cadenza data dalla domanda.

SCRUM per lo sviluppo prodotto

Lo SCRUM è solo uno dei sistemi visual di gestione dei team che ci permette di livellare il carico di lavoro delle diverse risorse, garantendo la giusta saturazione senza rischiare l’eccessivo sovraccarico. Oltre l’80% di utilizzo delle capacità ogni piccola variabilità rende impredicibili i tempi di esecuzione, e sappiamo bene che nei nostri uffici gli imprevisti sono all’ordine del giorno.

Per quali aree
è particolarmente indicato

Ufficio Acquisti / Ufficio Amministrativo / Ufficio Tecnico / Ufficio Sviluppo Prodotto / Logistica

Scrivimi per una consulenza: at@annatagliapietra.com