Come si scrivono le email efficaci?

Cosa vuol dire email efficace? È una domanda tranello, perché probabilmente il primo errore che fai quando scrivi una email è proprio qui: non definisci l’obiettivo (o l’intenzione).

L’email è un mezzo di comunicazione e, come tale, deve avere un obiettivo. Vuoi ricevere informazioni? Vuoi che i destinatari si iscrivano al tuo webinar? Vuoi che chiedano il listino prezzi?

Avere ben chiaro in mente qual è l’obiettivo che vuoi raggiungere ti aiuterà a focalizzare meglio il testo che andrai a scrivere, togliendo tutto quello che non è strettamente necessario. Prima della stesura, dunque, entra già nell’ottica che “less is more” (anche qui, sì).

Consiglio numero 1: il titolo.

Il titolo deve già dire chiaramente qual è il contenuto della email. Siamo in ambito lavoro, quindi diamo per scontato che non stiate vendendo alla vostra mailing list o cercando di acciuffare nuovi contatti (questo è tutto un altro film), quindi lasciamo perdere i messaggi ipnotici e gli slogan di marketing e puntiamo sul rispetto del tempo dei vostri capi, colleghi o responsabili vendite.

Oggetto: la raccolta delle note spese SCADE TRA 2 GIORNI (tutto quello che arriva dopo è beneficienza).

Oggetto: il nuovo gestionale è OPERATIVO. Queste sono le 4 istruzioni che dovete seguire per attivarlo sui vostri PC.

Oggetto: MATERIALE MEETING: entro domani alle 15.

Chiaro? Siate sintetici e specifici, così il destinatario saprà ritrovare la mail nella sua casella e potrà decidere immediatamente se leggerla ora…o leggerla ora 🙂

Consiglio numero 2: formattate il testo.

Questo consiglio vale per qualsiasi testo digitale, nessuno leggerebbe mai un muro di testo (anche se costretto, come nel caso delle vostre email aziendali).

Aiutiamo i nostri lettori usando alcuni dei sistemi che insegno nei corsi di scrittura per il Web*!

Dividete il testo in paragrafi

Lettura a F di un testo

Dividete il testo in paragrafi. Ogni volta che cambiate argomento lasciate una riga di spazio bianco: aumenta la leggibilità e dà respiro ai concetti. Aiuta anche la lettura a

d F, la tecnica che tutti usiamo quando approcciamo un testo digitale.

Cosa vuol dire? Che leggiamo le prime frasi per intero, ma poi tendiamo a passare solo alle parole iniziali di ogni paragrafo, fino ad arrivare con un semplice sguardo all’ultima riga (se ci arriviamo…).

First thing first

Si chiama Metodo della Piramide Rovesciata e vi invita a bandire i preamboli e passare immediatamente al succo. Chiedetevi: cosa voglio che il mio destinatario sappia assolutamente di quello che sto scrivendo? Mettete questo concetto all’inizio e scendete solo dopo nei dettagli.

Usate elenchi numerati e puntati

Se avete una serie di informazioni da dare, o da ricevere, mettetele in formato elenco: non si perderanno nel marasma delle parole e saranno facilmente leggibili.

Grassetti

Usate i grassetti con criterio, magari per dare una specie di titolo ai paragrafi o comunque per dividere un concetto dall’altro (es. Materiale necessario | Partecipanti alla riunione | Cosa mi aspetto che sia il tuo intervento).

La leggibilità è un fattore determinante quanto si tratta di testi digitali, ancora di più quando parliamo di email di lavoro. Non sappiamo da quale schermo il nostro destinatario leggerà la comunicazione, né quale sarà il suo grado di attenzione.

Quindi invece di lamentarci che non ci rispondono o arrabbiarci perché gli avevamo chiesto 4 cose e hanno risposto a 2, proviamo a cambiare noi il nostro approccio.

Questi piccoli e semplici accorgimenti vi permetteranno di essere più efficaci ed ottenere le risposte che volete e che vi servono, anche se come sapete se avete scaricato la risorsa gratuita sui 7 sprechi negli uffici (se non l’avete fatto RIMEDIATE SUBITO CLICCANDO QUI) le email sono spesso causa di inefficienza e un chiaro sistema push – anziché pull. Cosa significa? Che spingete la vostra richiesta a valle senza sapere se la persona ha tempo in questo momento di gestirla, e in questo modo andate ad aumentare la sua coda di item in lavorazione e, quindi, in attesa.

Spesso un meeting di pochi minuti programmato con anticipo e gestito in modo efficace (ne parleremo nel dettaglio più avanti) elimina la necessità di scriversi delle email. Meditate gente 🙂

 

Hai paura che nella tua azienda (o ufficio) gli sprechi siano ultra diffusi? Scrivimi o chiamami per una consulenza.

*Se ti interessa sapere come si scrivono testi digitali leggibili e accattivanti, dai un’occhiata al programma del corso e-learning, lo trovi qui.